4.3 4R-model

Het 4R-model

Deze punten heb ik verwerkt in een aanpak die de essentie is voor breingebaseerde coaching en breingebaseerde gesprekstechnieken. Deze aanpak is verwerkt in het 4R-model. Wanneer je dit model volgt, weet je zeker dat je optimaal het brein gebruikt. De vier R’en staan voor:

• Relatie opbouwen.
• Richting geven.
• Ruimte bieden.
• Resultaten vaststellen.

De eerste twee R’s draaien om de relatie tussen elkaar, waarin vooral genegenheid, liefde en aandacht goed in balans zijn met doelgerichtheid en focus. Een optimale verbinding tussen twee of meer gesprekspartners is derhalve cruciaal. Bij richting geven gaat het vooral om veiligheid en focus te bieden door kaders aan te geven. De gesprekspartners zijn zich bewust dat ze spreken met een doel. Voor velen is het een uitdaging om zich te houden aan dit doel, maar het is belangrijk om alleen te bespreken wat er op dat moment toe doet. Rapport opbouwen en richting geven doe je alleen in het begin van een gesprek, maar daar ben je eigenlijk continu mee bezig.

Bij ruimte bieden is je doel dat de ander zelf gaat nadenken, zelf gaat voelen en ervaren, en dat hij dit zelf omzet in nieuwe inzichten. Dit doe je door vragen te stellen en de ander de ruimte te geven zelf zijn antwoorden en inzichten te formuleren.

De basis van de vierde R is de verbintenis die je met elkaar aangaat om de te verwachten resultaten en ontwikkelingen vast te leggen en vorm te geven. Voor het brein is het belangrijk dat er een uitdaging wordt gesteld en dat er geoefend wordt, anders zul je nooit nieuwe hersenverbindingen aanmaken. Het vaststellen van de resultaten draagt hieraan bij.

Het zou kunnen lijken dat deze onderdelen voornamelijk volgtijdelijk zouden verlopen. Het 4R-model is geen stappenplan waar je op een bepaalde volgorde doorheen moet lopen. Wellicht zit er wel een bepaalde chronologie in, maar veel van deze processen zullen gelijktijdig plaatsvinden. Zie het model vooral als een denk- en werkkader, dat past bij gesprekstechnieken op basis van kennis van het brein.

Laten we eens dieper ingaan op deze breingebaseerde aanpak, het 4R‑model.

1. Relatie opbouwen

In deze fase zorg je voor een nauwe en harmonieuze relatie waarin de betrokken personen of groepen elkaars gevoelens en ideeën respecteren, zodat er goed gecommuniceerd kan worden. Ook al zijn er veel verschillende mensen, situaties en standpunten, het opbouwen van een respectvolle relatie is altijd belangrijk. En ook al ken je je gesprekspartner, toch is het altijd verstandig om elke keer opnieuw bij de relatie stil te staan. Maak van relatie opbouwen geen trucje, maar probeer daadwerkelijk vanuit je hart verbinding te maken. Vanuit het brein gezien zal er per definitie voorzichtigheid zijn in het vertrouwen van de ander. Dat zorgt ervoor dat we goed kunnen overleven. In empowerende gespreksvoering willen we echter zo veel mogelijk zorgen voor een goede relatie. Deze relatie is cruciaal voor het in stand brengen en houden van vertrouwen en veiligheid. En dat zijn weer voorwaarden voor groei en ontwikkeling. Hoe bouw je een respectvolle relatie op? Lichaamshouding is een zeer belangrijk onderdeel van het opbouwen van rapport. Een gesloten of afgeleide houding zal de relatie niet ten goede komen. Ons brein reageert echter zeer goed op een glimlach op je gezicht en oogcontact. Vervolgens kun je door vragen te stellen, bijvoorbeeld over hoe het met iemand gaat, de eerste stappen nemen om voldoende rapport op te bouwen.

2. Richting geven

Richting is belangrijk als het om de externe doelen gaat, zoals visie, waarden, leiderschap en prioriteiten. Vervolgens kan deze richting worden vertaald naar individuele doelen.

Naast deze externe doelen zijn er ook doelen die met je eigen ontwikkeling en groei te maken hebben. Dit zijn vaardigheden en gedrag die ertoe bijdragen dat je je externe doelen beter gaat realiseren. In empowerende gesprekvoering zal het vooral om deze vaardigheden en dit gedrag gaan.

Het is elke keer een avontuur voor de coach of manager om in deze fase te zorgen dat de richting van het gesprek helder is, zodat de ander voldoende veiligheid kan ervaren. De aandacht zal vooral gaan naar het bevorderen van voldoende focus in het gesprek. Een van de belangrijkste vragen die hiervoor beantwoord moet worden, is: waarom zijn wij hier bij elkaar?

Hier bespreek je dus de kaders en geef je het doel van het gesprek aan. Het is handig om elk coachgesprek te starten met het opstellen van een agenda van punten waar je het over gaat hebben. Relateer deze punten ook weer aan de ontwikkeldoelen van de persoon.

Het is belangrijk dat de ander aangehaakt blijft door de dialoog gefocust te houden. Leer daarom beknopt en specifiek te spreken. Bespreek alleen wat er op dat moment toe doet. De combinatie van beknopt en specifiek betekent dat je toevoegt wat relevant is, en dat je laat wat niet relevant is. Daarvoor is het belangrijk dat je goed weet wat je wilt zeggen en dat je ervoor zorgt dat de luisteraar informatie binnenkrijgt die hij gelijk kan behappen. De voorbereiding zal jou vaak wat meer tijd kosten, maar de voordelen zullen gelijk merkbaar zijn.

Ik zie regelmatig dat mensen deze fase overslaan en dat ze zich vooral in het begin door hun negatieve emoties laten leiden. Er kunnen altijd omstandigheden zijn waarin je van de richting zal moeten afwijken, maar het zal zelden voorkomen dat dit echt effectief is. Dus bouw een goede relatie op en maak de doelen van het gesprek helder. Rond af met een – bij voorkeur gemeenschappelijke – vaststelling van deze kaders en doelen.

3. Ruimte bieden

Het belangrijkste doel van deze fase, de derde R, is dat je de ander aan het denken zet. Je gaat expliciet niet vertellen wat de ander moet doen, maar in plaats daarvan juist vragen stellen. De kunst van het vragen stellen is een cruciaal onderdeel van empowerende gespreksvoering.

Waar moet een goede vraag aan voldoen? Allereerst zal een goede vraag zorgen dat de ander gaat nadenken over hoe hij iets in toekomst anders zal gaan doen. Een tweede belangrijk aspect is dat de vragen de ander aanzetten om na te denken over een eigen waardengedrevenheid. Door aandacht te geven aan deze waardengedrevenheid komt de intrinsieke motivatie namelijk vanzelf.

Een derde belangrijk aspect is dat je moet zorgen dat je waardevrij en oordeelloos bent in het gesprek. Je stuurt dus niet en ziet het gesprek niet als een tactisch spel waarin jij iets moet bereiken wat jou goed uitkomt. In plaats daarvan coach en begeleid je de ander naar nieuwe inzichten. Je mag natuurlijk in deze fase best kaders, modellen, methodieken aanreiken, maar daarbij stimuleer je vooral dat de ander hiermee zelf aan de slag gaat.

Hier tref je een aantal aspecten van effectieve vragen aan:

• Effectieve vragen sturen niet maar laten de ander nadenken.
• Effectieve vragen zijn zonder oordeel.
• Effectieve vragen bevatten vaak het woordje ‘wat’ of ‘hoe’.
• Vragen die inzicht geven in de importantie door middel van het toekennen van een cijfer werken zeer goed. Bijvoorbeeld: hoe belangrijk is deze waarde voor jou?
• Effectieve vragen benadrukken de oplossing en minder het probleem.
• Effectieve vragen zijn open en onderzoekende vragen.
• Effectieve vragen zetten het proces centraal in plaats van de inhoud.
• Effectieve vragen zorgen dat de ander creatief kan denken (Het gebruik van metaforen en voorbeelden werkt daarom vaak erg goed.).
• Effectieve vragen zorgen dat de ander contact kan maken met positieve emoties.
• Effectieve vragen zijn vragen die inzicht geven in wat de ander belangrijk vindt.

4. Resultaten vaststellen

In de fase resultaten vaststellen geef je handen en voeten aan het inzicht uit dit gesprek, waarmee je de kans vergroot dat de ander ook daadwerkelijk nieuwe hersenbanen (en dus nieuwe gewoontes) gaat aanmaken. Door gezamenlijk resultaten vast te stellen die de komende tijd gerealiseerd moeten worden, geef je de ander precies dat zetje in de rug om daadwerkelijk met de verandering aan de slag te gaan. Bij het vaststellen van de resultaten sta je ook stil hoe deze gerapporteerd worden. Zonder een lichte dwang zal je vrij weinig resultaat gaan zien. Dat is één van de redenen waarom ik graag met een online leeromgeving werk en waarom de online leeromgeving de toekomst heeft. De online leeromgeving heeft veel voordelen. Allereerst is de leeromgeving toegankelijk waar je ook bent. Ook is het fijn dat je veel meer maatwerk aan kan bieden. Daarnaast is het bijhouden van de voortgang ook een peulenschil. Wat deelnemers vooral waarderen is dat ze hun eigen vooruitgang kunnen zien. Waarschijnlijk is dat elke keer een dopaminemomentje.

Er speelt in bij de vierde R nog een ander belangrijk fenomeen. En dat is dat de ander daadwerkelijk ziet dat hij voor jou belangrijk is. Hij doet ertoe en hij voelt zich gewaardeerd omdat je met elkaar stilstaat bij de afspraken die je gemeenschappelijk hebt vastgesteld.

Het is cruciaal dat de resultaten die van tevoren zijn afgesproken, nagekomen worden. Dit moet je actief monitoren. Een eenvoudige manier is om daar een vervolgafspraak over te maken of af te spreken dat de ander je rapporteert over het vervolg. Een online leeromgeving kan hier ook weer bij helpen.

Eerlijkheidshalve merk ik vaak dat in deze fase iets misgaat. Dit kan verschillende redenen hebben. Meestal wordt een gesprek voeren over onvoldoende resultaat als spannend ervaren en willen we dit gesprek liever niet uitvoeren. De volger geeft je allerlei redenen waarom je het gesprek mag uitstellen. Echter, het is echt essentieel, dat je aandacht besteedt aan de opvolging van het inzicht als je nieuw gedrag wilt laten groeien.

Is het resultaat onvoldoende, dan moet je er geen doekjes om winden, maar dit duidelijk formuleren en laten weten. Bekijk het positief: als je mensen wilt laten ontwikkelen, moeten zij weten dat ze nog kunnen groeien in hun resultaten. Tijdens het sporten wordt dit al snel duidelijk doordat je onvoldoende punten scoort, maar in een werkomgeving moet de manager of coach ‘de scheidsrechter’ zijn. Alleen door deze rol goed te spelen kan de ander zijn interne leider ontwikkelen en nieuwe, betere gewoontes aanleren.