K 5. Eenmaal aan het delegeren

Delegatie gesprek
In een delegatie gesprek worden afspraken gemaakt over de te delegeren taken. De medewerker wordt geinformeerd wat jij verwacht en wat een acceptabel resultaat is. Op die manier weten alle partijen waar ze aan toe zijn en of de taak goed uitgevoerd is/wordt. Tevens worden afspraken gemaakt over tussentijdse rapportage en terugkoppeling.

Follow up
Nadat een taak is gedelegeerd kan de neiging bestaan om er boven op te gaan zitten. Doe dat niet. Heb duidelijk afspraken gemaakt over de momenten wanneer teruggerapporteerd wordt. Voor de rest: laat los

Laat los
Heb je eenmaal gedelegeerd dan laat je los. Wat betekent loslaten in de praktijk?

• • Je gaat je niet bemoeien buiten de afgesproken evaluatiemomenten met de taak.
  • Je gaat niet ongevraagd met tips komen.
  • Je gaat niet iemand teveel op zijn vingers kijken.
  • Je gaat niet zelf vragen beantwoorden die te maken hebben met de gedelegeerde taak, als mensen bij je aankloppen.
  • Je gaat niet meteen je kennis en ervaring in de taak gebruiken als de ander met een vraag komt.
  • Je gaat niet perfectie verwachten, of dat de ander het even snel of op dezelfde manier doet als jij!

Je gaat wel vragen aan de ander afspraken over de taak, bevoegdheden, controlepunten nog even op een rij te zetten en naar je te mailen. Zo weet je zeker dat je met dezelfde uitgangspunten en afspraken uit elkaar gaat.
Je gaat wel de medewerker coachen als hij/ zij met vragen komt en moedig hem/haar aan zelf een oplossing te zoeken.
Je gaat wel afstand nemen. Lach af en toe bemoedigend en bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp alleen in als het gruwelijk misgaat.
Je neemt wel de evaluatiemomenten serieus. Vergeet ze niet en zeg ze niet af.

Ontdelegeer
Het is een onderdeel van delegeren om het delegeren te stoppen als degene aan wie de taak is gedelegeerd, niet in staat bleek de taak uit te voeren op een adequate wijze. Dan moet de leidinggevende de taak terugnemen. Het is essentieel om de taak terug te nemen en te erkennen als een gedelegeerde taak niet tot het juiste resultaat komt. Dit is beter voor de afdeling, voor jouw en voor persoon in kwestie. Dit is een beslissing die zorgvuldig genomen moet worden. Het is natuurlijk van belang om in het proces van delegatie wel de benodigde begeleiding te hebben gegeven.

Zelfkennis
Het kan zijn dat als je bovenstaande hebt gelezen, je tot het inzicht komt dat je nog veel meer kan delegeren. Dat je je afvraagt waar jij niet of weinig hebt gedelegeerd. Of dat je allerlei excuses hebt bedacht waarom delegeren voor jou niet zou werken. Dan heb je nu de mogelijkheid om naar jezelf te kijken. Nadenken over je eigen attitude en gedrag is van groot belang voor persoonlijke groei. Inzicht in jezelf is de eerste stap tot groei. Juist de eigenschap delegeren zegt veel over jezelf.