E.2 Plannen maken

Bij complexere vraagstukken en bij vraagstukken waar je echt even voor moet zitten, omdat je het inzicht mist, is het belangrijk om een plan te maken. Hersenen werken ook liever met hapklare brokken, dan met een vraagstuk dat diffuus blijft. Door het vraagstuk onder te verdelen in stappen en processen, hebben de hersenen inzicht en overzicht. Dat vinden ze fijn!

Een goed plan geeft antwoord op de volgende vragen:

Wat moet ik doen? Achter deze simpele vraag schuilt een hele wereld. Veel managers beginnen gelijk. Maar vaak komen ze er dan niet uit. Probeer eerst helder te hebben, wat je moet doen. Wat moet het resultaat zijn? Ook hier komt het doel weer terug.

Hoe moet ik dat doen?  Ook deze vraag oogt simpel. Maar is verre van simpel. Welke stappen moet je zetten om daadwerkelijk het resultaat te krijgen. Moet je onderzoek doen? Heb je anderen nodig? Moet je een stuk schrijven? Moet je een vergadering organiseren? Moet je een projectplan schrijven?

Wanneer moet ik het doen? Probeer een berekening te maken hoeveel uur je ervoor nodig hebt om vervolgens een planning te maken wanneer je dit gaat doen. Wees je bewust van je deadline!

Zet je planning in je agenda. (Zie volgend item.) Als het een item is dat regelmatig terug komt, kan je het ook in je weekplanning zetten.

Met wie moet ik dat doen? Sommige activiteiten kun je alleen doen. En voor andere activiteiten heb je mogelijk hulp van een ander nodig. Soms moet een ander iets voor je uitzoeken. Of soms heb je de kennis van een ander nodig omdat jij het nog niet zo goed begrijpt. Wees je bewust hiervan en maak afspraak met de betreffende personen. Probeer bij je planning hier al rekening mee te houden.

Het is wijs om dit plan schriftelijk uit te werken. Kort maar krachtig. Meestal is een half A-viertje voldoende.

Het actieplan

Bovengenoemde inzichten kun je verwerken in een actieplan. Een actieplan bevat concrete acties om je doel te realiseren met tijdslimieten en de geschatte tijdsduur. Het gebruiken van een actieplan is zinvol bij doelen die redelijk complex zijn. Indien het om eenvoudige doelen gaat is het niet noodzakelijk een actieplan te maken.

Indien je in een organisatie werkt met collega’s heeft het schrijven van een actieplan nog een ander groot voordeel. Een actieplan is een prima middel om te communiceren en anderen op de hoogte te stellen van je acties.

Een actieplan kan er als volgt uitzien:

Nb Projectmatig werken is wat anders. Een projectmatige aanpak is een veel uitgebreidere manier van planmatig werken. Planmatig werken beperkt zich tot jouw eigen manier van werken.