C.3 Overzicht houden II

Als je geen overzicht hebt, kun je dat vergelijken met het doen van boodschappen in een supermarkt waar de groenten, de vleeswaren, de wijnen et cetera allemaal door elkaar staan. Je kunt niets vinden. Als je geen overzicht hebt van je taken, als je niet weet wat belangrijk is en wanneer wat klaar moet zijn, put je de hersenen nog sneller uit. En je bereikt je doelen langzamer. De kern is dat je proactief handelt in plaats van reageren. Wat kun je doen?

Maak je prioriteiten helder

Het is belangrijk om je dag te beginnen met het stellen van prioriteiten. Anders is de dag voorbij zonder dat je er erg in hebt en ben je geleefd door de waan van de dag.

Bepaal dus aan het begin van de dag wat het belangrijkste is en waar je die dag in ieder geval tijd aan moet besteden. En plan dit vervolgens.

Soms is het onduidelijk wat je prioriteiten zijn. Ik kom dat regelmatig tegen. IN DAT GEVAL IS JE BELANGRIJKSTE PRIORITEIT LEREN PRIORITEITEN TE STELLEN. Een mooie manier om je prioriteiten te verduidelijken is door middel van vierkwadrant model. Wil je meer over dit model weten? Klik dan op deze link dan wordt je doorgeleid naar een door mij geschreven blogartikel over prioriteiten stellen.

Organiseer je werk in tijdsblokken

Door je werk onder te verdelen in blokken sla je drie vliegen in één klap. Je zorgt ervoor dat je kunt focussen, je kunt energievretende klussen afwisselen met werk dat minder energie kost en je houdt overzicht. Je kunt echter alleen in tijdblokken werken, als je je prioriteiten kent. Realiseer je aub dat e-mailen werk is, en dus een tijdsblok verdient.

Plan derhalve ook je e-mailtijd. Als je met een bepaalde taak geconcentreerd bezig bent, en je raakt afgeleid door een e-mail, kost je dat ongeveer 20 minuten om weer terug te komen in de oude concentratie. Kijk niet altijd naar je e-mail, maar plan tijdstippen omdat te doen. Twee keer op een dag is vaak meer dan genoeg. Dus pop-up’s en andere vormen van attendering kan je beter uit zetten. Wist je overigens dat het gemiddelde aantal uur dat besteed wordt aan e-mail 13 uur per week is?

Schep orde in de chaos

Schep orde op je bureau en in je computer. Werk volgens een bepaald systeem. Het is nonsens dat je in een slordige omgeving beter kunt werken. Natuurlijk zijn er mensen die gewend zijn om aan een rommelig bureau te werken. Hun brein heeft zich hieraan aangepast. Maar uiteindelijk zal het brein nog meer overzicht hebben als zij geordend leren werken.

Mindmappen

Voor overzicht heb je geen lappen tekst nodig, maar heldere schema’s. Ik gebruik mindmapping en workflowy daarom regelmatig.

Een mindmap is een diagram opgebouwd uit begrippen, teksten, relaties en/of plaatjes, die zijn geordend in de vorm van een boomstructuur rond een centraal thema. Een voorbeeld van een mindmap zie je hieronder.

Workflowy zorgt er bij mij voor dat ik eenvoudige lijsten kan maken van ideeën en dagelijkse inspiratie. Door workflowy word ik zeker productiever en hou ik overzicht. Ga naar workflowy.com voor meer informatie.

Scroll naar boven